Implementasi E-Office di Lingkungan BPODT, Modernisasi Persuratan di Era Digital

Bimbingan Teknis Aplikasi E-Office di Lingkunan BPODT dilaksanakan pada Senin 31 Agustus 2020. Aplikasi ini dinamakan e-Office dengan karakteristik bersifat web service dan single database. Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung dengan baik atau tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan dan sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan internet, maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan single database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti yang terjadi pada persuratan secara manual dimana satu surat diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat dihindarkan.

Dengan aplikasi ini, konsep surat yang semula dicetak pada kertas dapat dilakukan di aplikasi dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh pihak atau pejabat yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda tangan dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada aplikasi dan akan dihasilkan tandatangan berupa digital signature. Pihak yang terlibat dalam pembuatan surat akan terdeteksi dan terekam dalam aplikasi, mulai dari pelaksana sampai pihak terkahir yang memberikan persetujuan.

Aplikasi E-Office sudah bisa digunakan dengan baik oleh seluruh pegawai di Badan Pelaksana Otorita Danau Toba sehingga dapat membantu mempercepat pemerikasaan data dan kelengkapannya surat kapan pun dan dimanapun. Diharapkan Aplikasi E-Office ini mampu berjalan dengan baik sehingga memudahkan dalam kegiatan persuratan di lingkungan BPODT.

 

Tinggalkan Balasan